Aanvullende privacy verklaring verlengingsverzoeken

Beste Wellness Giftcard-houder,

In deze bijzondere tijden waarin ook de wellnesswereld flink op zijn kop staat door het coronavirus en waarbij onze resorts gedurende een langere periode gesloten waren, willen we jou de gelegenheid bieden om jouw Wellness Giftcard te verlengen. Om jouw verzoek op te kunnen pakken en goed te kunnen verwerken hebben wij een aantal persoonsgegevens van jou nodig. In deze verklaring leggen we je uit wat we van je nodig hebben, met wie we jouw gegevens delen en hoe lang we jouw gegevens bewaren.

Hoe werkt het proces?

Wanneer je een geldige Wellness Giftcard met nog een saldo hebt die verloopt in de termijn zoals die is aangegeven op www.wellnessgiftcard.nl/coronavirus, kan je jouw verzoek tot verlenging bij ons indienen. Je wordt doorgestuurd naar https://dagjewellness.nl/wellness-giftcard-verlopen waar je jouw gegevens in kan vullen. Nadat we jouw verzoek hebben ontvangen, gaan we daarmee aan de slag. Verzoeken verwerken wij periodiek zodat we grotere aantallen verzoeken in 1 keer kunnen verwerken. Nadat we jouw verzoek in behandeling hebben verwerkt, ontvang je van ons per e-mail een reactie. Wanneer je recht hebt op verlenging, ontvang je van ons een nieuwe Wellness Giftcard in de vorm van een e-card met het saldo van je oude Wellness Giftcard. Jouw oude Wellness Giftcard wordt als je recht hebt op een nieuwe afgewaardeerd en je kan je oude dan ook niet meer gebruiken. 

Wat willen we van je weten?

Voor het verwerken van jouw verzoek hebben wij het aantal persoonsgegevens dat we van jou vragen, tot het minimale beperkt omdat wij jouw privacy hoog in het vaandel hebben staan. De grond voor het verwerken van jouw gegevens, is het aangaan van een overeenkomst. Oftewel het afhandelen van jouw verzoek tot verlenging. Zonder deze gegevens kunnen wij jouw verzoek niet in behandeling nemen.

(Persoons)gegeven

Doel

Voor- en achternaam

Wij willen dit weten zodat we zeker weten dat we met jou te maken hebben, indien je nog vragen hebt met betrekking tot jouw verzoek. Ook gebruiken wij deze gegevens voor het personaliseren van het contact dat we met jou hebben om jouw verzoek goed af te kunnen handelen.

E-mailadres

Jouw e-mailadres gebruiken wij uitsluitend voor de correspondentie met jou over jouw verzoek tot verlenging.

Kaartnummer Wellness Giftcard   

Dit is geen persoonsgegeven, maar betreft het kaartnummer van jouw verlopen Wellness Giftcard. Wanneer jouw verzoek goedgekeurd wordt, waarderen wij eventueel nog openstaand tegoed af vóórdat je dit tegoed op een nieuwe Wellness Giftcard (in de vorm van een e-card) uitgekeerd krijgt.

Met wie delen wij jouw gegevens?

Jouw persoonsgegevens stuur je in via DagjeWellness.nl, wat net als WellnessGiftcard.nl onderdeel uitmaakt van International Wellness Resorts (IWR). Jouw gegevens worden uitsluitend gedeeld met de volgende partijen:

 

Partij

Doel

Freshworks  

Wanneer je jouw verzoek indient, ontvang je vanuit Freshworks een e-mail met een referentienummer zodat je weet dat we jouw verzoek hebben ontvangen. Communicatie rondom jouw verzoek wordt in dit systeem opgeslagen en biedt ons de mogelijkheid om alle communicatie met jou over jouw verzoek erbij te kunnen pakken. 

Spotler

Voor het versturen van de uiteindelijke e-mail met de terugkoppeling op jouw verzoek, maken wij gebruik van Spotler. 

Bewaartermijn

Wij bewaren jouw gegevens tot en met 31 december 2021. Deze bewaartermijn kan verlengd worden indien wij kaarten moeten verlengen tot een periode die na 31 december 2021 valt. Wanneer dat het geval is, passen wij deze statement aan. Op die manier kunnen we totdat jouw eventuele nieuwe Wellness Giftcard is verlopen, jouw verzoek erbij pakken om eventuele vragen van jou m.b.t. dit verzoek oppakken.

Tot slot

Deze privacy verklaring is een aanvulling op de privacy verklaring die je kan vinden op dagjewellness.nl en wellnessgiftcard.nl en uitsluitend van toepassing op de verzoeken tot verlenging van de Wellness Giftcard zoals beschreven in dit statement. Voor vragen verzoeken we je een e-mail te sturen naar privacy@iwr.nl.